Management

MANAJEMEN SECARA UMUM

A.   Pengertian Manajemen

Kata Manajemen berasal dari bahasa Prancis kuno ménagement, yang memiliki arti seni melaksanakan dan mengatur. Manajemen belum memiliki definisi yang mapan dan diterima secara universal. Kata manajemen mungkin berasal dari bahasa Italia (1561) maneggiare yang berarti “mengendalikan,” terutamanya “mengendalikan kuda” yang berasal dari bahasa latin manus yang berati “tangan”. Kata ini mendapat pengaruh dari bahasa

Perancis manège yang berarti “kepemilikan kuda” (yang berasal dari Bahasa Inggris yang berarti seni mengendalikan kuda), dimana istilah Inggris ini juga berasal dari bahasa Italia. Bahasa Prancis lalu mengadopsi kata ini dari bahasa Inggris menjadiménagement, yang memiliki arti seni melaksanakan dan mengatur.

Mary Parker Follet, misalnya, mendefinisikan manajemen sebagai seni menyelesaikan pekerjaan melalui orang lain. Definisi ini berarti bahwa seorang manajer bertugas mengatur dan mengarahkan orang lain untuk mencapai tujuan organisasi.

Ricky W. Griffin mendefinisikan manajemen sebagai sebuah proses perencanaan, pengorganisasian, pengkoordinasian, dan pengontrolan sumber daya untuk mencapai sasaran (goals) secara efektif dan efesien. Efektif berarti bahwa tujuan dapat dicapai sesuai dengan perencanaan, sementara efisien berarti bahwa tugas yang ada dilaksanakan secara benar, terorganisir, dan sesuai dengan jadwal.Istilah manajemen, terjemahannya dalam bahasa Indonesia hingga saat ini belum ada keseragaman.

B.   Fungsi-Fungsi Manajemen

Fungsi manajemen klasik secara tradisional meliputi:

a.       Merencanakan (planning) adalah menentukan sasaran organisasi dan sarana untuk mencapainya.

b.      Mengorganisasikan (organizing) adalah menetapkan dimana keputusan akan dibuat, siapa yang akan melaksanakan tugas dan pekerjaan, serta siapa yang akan bekerja untuk siapa

c.       Memimpin (leading) adalah memberi inspirasi dan motivasi kepada karyawan untuk berusaha keras mencapai sasaran organisasi.

d.      Mengendalikan (controlling) adalah mengawasi kemajuan pencapaian sasaran dan mengambil tindakan koreksi bilamana dibutuhkan.

C.   Jenis-jenis Manajemen

Empat jenis manajer dengan pekerjaan dan tanggung jawab yang berbeda, antara lain:

a.       Manajer Puncak (Top Manager)

Manajer puncak memegang jabatan seperti pemimpin eksekutif (CEO) dan pemimpin operasi (COO)dan bertanggung jawab terhadap segenap pengarahan dalam organisasi. Mereka bertanggung jawab menciptakan kondisi penting untuk perubahan juga termasuk membentuk visi dan misi jangka panjang untuk perusahaan. Manaje puncak juga wajib membantu karyawan membangun rasa tanggung jawab terhadap perusahaan. Selain itu, manajer puncak juga bertanggung jawab menciptakan budaya organisasi yang positif melalui bahasa dan tindakan, serta memperhatikan lingkungan usaha mereka.

b.      Manajer Menengah (Middle Manager)

Manajer menengah memegang jabatan seperti manajer pabrik, manajer divisi, dan manajer wilayah dan bertanggung jawab untuk menetapkan tujuan yang sejalan dengan rencana dan sasaran dari Top Manager, serta menetapkan strategi-strategi yang digunakan untuk mencapai sasaran. Mereka juga bertanggung jawab mengkoordinasi dan menghubungkan semua departemen dan divisi di perusahaan. Manajer menengah mengawasi dan mengelola kinerja dari sub-unit dan para manajer lini pertama. Selain itu, mereka juga bertanggung jawab menerapkan perubahan atau strategi yang diciptakan Top Manager.

c.         Manajer Lini Pertama (Lower Manager)

Manajer lini pertama memegang jabatan seperti manajer kantor, penyelia jaga (shift supervisor), dan manajer departemen. Mereka mengelola kinerja dari karyawan tingkat dasar. Manajer lini juga membuat jadwal rinci dan rencana operasi berdasarkan perencanaan jangka menengah dari manajemen tingkat menengah. Mereka juga melatih dan mengawasi kinerja dari karyawan non manajerial serta bertanggung jawab langsung atas produksi barang atau jasa.

d.       Pemimpin Kelompok

Pemimpin kelompok adalah jenis pekerjaan manajemen yang relatif baru yang dikembangkan semenjak perusahaan beralih kepada kelompok yang mandiri. Pemimpin kelompok mengarahkan pekerjaan perorangan dan membantu aktivitas kelompok ke arah pencapaian sasaran. Pemimpin kelompok juga membantu kinerja kelompok, mengelola hubungan luar dan hubungan dalam kelompok.

D.   Keterampilan Manajemen

Dari tingkatan manajemen yang dibahas di atas, maka masing-masing tingkatan manajerial tersebut harus mempunyai bekal keterampilan yang diperlukan dalam menjalankan tugasnya masing-masing dalam porsi yang berbeda. Dalam hal ini manajer harus memiliki tiga keterampilan sebagai berikut:

·         Keterampilan Konsepsional (Conceptual Skills)

Top manager harus memiliki keterampilan untuk membuat konsep, idea, gagasan, dan saran untuk kemajuan organisasi. Kemudian gagasan tersebut dijabarkan menjadi suatu rencana kegiatan yang konkret. Proses penjabaran ide menjadi rencana rencana kerja disebut sebagai proses perencanaan. Keterampilan konsepsional ini sangat diperlukan bagi manajer pada tingkat-tingkat yang tinggi. Semakin tinggi tingkatan manajerial seseorang, maka semakin diperlukannya keterampilan ini.

·         Keterampilan Kemanusiaan (Human Skills)

Keterampilan kemanusiaan atau yang lebih terkenal dengan keterampilan berkomunikasi antar manusia(interpersonal skills) adalah keterampilan yang seringkali diabaikan oleh para manajer, terutama bagi para manajer yang baru naik jenjangnya dalam organisasi. Keterampilan kemanusiaan ini sangat diperlukan untuk menjaga hubungan baik dengan atasan langsung maupun dengan bawahan. Dengan komunikasi yang persuasive akan membuat bawahan merasa dihargai dan mereka akan bekerja lebih baik dan bersikap lebih terbuka kepada atasannya. Keterampilan berkomunikasi ini diperlukan baik pada tingkatan manajemen atas, menengah, maupun bawah.

·         Keterampilan Teknis (Technical Skills)

Keterampilan ini merupakan bekal bagi para manajer pada tingkat yang lebih rendah. Keterampilan teknis ini merupakan kemampuan untuk menjalankan suatu pekerjaan tertentu misalnya memperbaiki mesin, membuat kursi, membuat jadwal kerja dan keterampilan teknis lainnya.

E.   Perkembangan Teori Manajemen

1.      Perkembangan awal Teori Manajemen

Ada dua tokoh manajemen yang mengawali munculnya manajemen ilmiah, yaitu Robert Owen dan Charles Babbage. Pada permulaan tahun 1800-an Robert Owen, seorang manajer pabrik pemintalan kapas di New Lanark, Skotlandia, menekankan pentingnya unsur manusia dalam produksi. Dia membuat perbaikan-perbaikan dalam kondisi kerja dan mengembangkan sejumlah prosedur kerja yang memungkinkan dalam peningkatan produktivitas. Charles Babbage, seorang professor matematika dari Inggris, adalah penganjur pertama prinsip pembagian kerja melalui spesialisasi. Setiap tenaga kerja harus diberi latihan keterampilan yang sesuai dengan setiap operasi pabrik.

2.       Manajemen Ilmiah

Aliran manajemen klasik ditandai dengan kontribusi-kontribusi dari Frederick Winslow Taylor, Frank and Lillian Gilberth, Henry L. Gantt, dan Harrington Emerson. Di sini hanya akan dibahas manajemen ilmiah oleh F.W. Taylor.

Manajemen Ilmiah timbul sebagian karena adanya kebutuhan untuk menaikkan produktivitas. Untuk menaikkan produktivitas dicarilah cara-cara untuk menaikkan efisiensi pekerjaan. F.W. Taylor mengembangkan manajemen ilmiah ini sekitar tahun 1900-an. Taylor disebut juga sebagai ‘bapak manajemen ilmiah’ karena karyanya tersebut. Manajemen ilmiah merupakan penerapan metoda ilmiah pada studi, analisa, dan pemecahan masalah-masalah organisasi; atau juga merupakan seperangkat mekanisme ‘a bag of tricks’ untuk meningkatkan efisiensi kerja organisasi. Taylor mengembangkan sejumlah teknik-teknik untuk mencapai efisiensi, empat prinsip dasar tersebut adalah:

·         Pengembangan manajemen ilmiah yang sebenarnya

·          Seleksi ilmiah untuk karyawan

·           Pendidikan dan pengembangan ilmiah para karyawan

·           Kerjasama yang baik antara manajemen dan tenaga kerja

3.         Teori Organisasi Klasik

Henry Fayol (1841 – 1925), seorang industrialis Perancis, mengemukakan teori dan teknik administrasi sebagai pedoman bagi pengelolaan organisasi-organisasi yang kompleks dalam bukunya yang terkenal, Administration Industrielle et Generale. Dalam teorinya Fayol membagi manajemen menjadi lima unsur, yaitu perencanaan, pengorganisasian, pemberian perintah, pengkoordinasian, dan pengawasan.

Fayol membagi operasi perusahaan menjadi enam kegiatan; teknik, komesial, keuangan, keamanan, akuntansi, dan manajerial. Henry Fayol juga membagi prinsip manajemen menjadi empat belas prinsip antara lain;pembagian kerja, wewenang, disiplin, kesatuan perintah, kesatuan pengarahan, mendahulukan kepentingan umum, balas jasa, sentralisasi, rantai wewenang, order, keadilan, stabilitas staf organisasi, inisiatif, dan semangat korps.

4.       Aliran Hubungan Manusiawi

Aliran ini muncul karena ketidakpuasan bahwa yang dikemukakan pendekatan klasik tidak sepenuhnya menghasilkan efisiensi produksi dan keharmonisan kerja. Para manajer masih menghadapi kesulitan-kesulitan dan frustasi karena karyawan tidak selalu mengikuti pola-pola perilaku yang rasional. Sehingga pembahasan ‘sisi perilaku manusia’ dalam organisasi menjadi penting.

Salah satu tokoh dalam aliran neoklasik ini adalah Elton Mayo (1880 – 1949). ‘Hubungan manusia’ sering digunakan sebagai istilah umum untuk menggambarkan cara dimana manajer berinteraksi dengan bawahannya. Untuk menciptakan hubungan manusiawi yang baik, manajer harus mengerti mengapa karyawan bertindak seperti yang mereka lakukan dan faktor-faktor sosial dan psikologi apa yang memotivasi mereka.

Elton Mayo dan asistennya melakukan suatu studi tentang perilaku manusia dalam bermacam situasi kerja yang sangat terkenal di pabrik Howthorne milik perusahaan Westrn Electric dari tahun 1927 sampai 1932. Mayo menemukan bahwa perhatian khusus (seperti perasaan terpilih menjadi partisipan dalam studi yang dilakukan manajemen puncak) sangat mempengaruhi usaha-usaha mereka. Phenomena ini dikenal sebagai Howthorne effect. Penemuan lainnya adalah bahwa kelompok keja informal – lingkungan sosial karyawan – juga mempunyai pengaruh besar pada produktivitas.

5.       Aliran Manajemen Modern

Masa manajemen modern berkembang melalui dua jalur yang berbeda. Pertama merupakan pengembangan dari aliran hubungan manusiawi yang dikenal sebagai perilaku organisasi, dan yang kedua dibangun atas dasar manajemen ilmiah, dikenal sebagai aliran kuantitatif. Perkembangan aliran perilaku organisasi ditandai dengan pandangan dan pendapat baru tentang perilaku manusia dan sistem sosial. Tokohnya adalah Abraham Maslow, Douglas McGregor, Frederick Herzberg, dan lainnya. 

Aliran kuantitatif ditandai dengan berkembangnya team-team riset operasi (operations research) dalam pemecahan masalah-masalah industri, yang didasarkan atas sukses team-team riset operasi Inggris dalam Perang Dunia ke II. Sejalan dengan semakin kompleksnya komputer elektronik, transportasi dan komunikasi, dan sebagainya teknik-teknik riset operasi menjadi semakin penting sebagai dasar rasional untuk pembuatan keputusan. Prosedur-prosedur riset operasi tersebut kemudian diformalisasikan dan disebut aliran management science.